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常州易保保安-会后工作

2022.11.02

(一)会后整理内容

1、会议结束时,工作人员应及时打开通道门,站立两侧,礼貌相送,微笑点头,并说“慢走、再见”。

2、会后及时做好会场清理工作。检查会场内有无与会人员遗留的物品,若发现有遗留物品应迅速做好记录并及时归还。

3、会后严格做好保密工作,工作人员应不询问、议论、外传会议内容,不带无关人员进入会议室。

4、如单位外部与会人员有参观单位环境的意愿,在不影响单位正常办公的情况下,工作人员应做好指引和陪同工作。

5、配合拍摄人员工作,并组织与会人员在指定地点进行合影留念。如会议结束后有安排宴会,应提前与饭店工作人员确定到场时间,并通知与会人员及做好陪同和接待工作。

6、组织会场的后期整理和清洁工作。与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净,分别消毒,桌椅擦净并摆放整齐,以备下次会议时使用,地板、地毯清理干净。(如会议室超过两天没有使用,需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁,确保会议室随时可以使用)

7、关闭所有电器设备,话筒、空调等,带好会议室钥匙进行安全检查后离开会场。(会议室注意随手锁门,杜绝无人门开着的现象)。

(二)会后清理流程

1、流程:

1)每场会议结束后的清理流程:

1)检查会场有无客人遗留物;

2)检查有无损坏物品;

3)关闭设备(如投影仪、无线路由、视频设备)并收回;

4)收茶具、擦桌子(含桌子抽屉);

5)擦椅子、擦茶水柜、擦白板;

6)摆放消毒过的茶具;

7)摆放下一个会议所需物品;

8)拖地、摆放椅子、清理垃圾桶;

9)钟表时间检查;

10)关闭窗户、窗帘、灯、空调;

11)锁门。

2)每周一次大清扫流程:

与每场会议结束后的清扫相比,增加了以下几项:

1)地毯吸尘(贵宾室、休息室、105主席台、239主席台、报告厅);

2)会议室的门、开关面板擦拭;

3)玻璃壶、暖壶的彻底清洗;

4)设备和配件擦拭和整理(插线板、网线、投影仪、视频设备、无线路由器、公用电脑、VGA数据线、话筒线、音频线等)

5)储备间、设备间清理;

6)午休室全面清理;

2、操作方法:

1)检查会场有无客人遗留物品

如有遗留物品,会务服务人员应第一时间将物品交至会议接待室房间,并在《会议中心失物招领领》手册中登记相关信息,由会议主管联系会议申请人找到遗留物品人员前来领取遗失物品,并签收。

2)关闭设备并收回

投影仪:关闭电源开关后,待投影仪电源显示灯为红色,且投影仪运行声音停止后拔电源线。投影仪及电源线、数据线收回至会议接待室房间,并在《会议用品借用登记表》中的“是否归还”处打勾确认。

无线路由:网线拔后,拔电源。将无线路由及电源线、网线收回至会议接待室房间,并在《会议用品借用登记表》中的“是否归还”处打勾确认。

视频设备:会议室内的视频设备使用完后应收回至会议室设备间。

3)收茶具

将使用过的会议室所有茶具(含茶杯、杯托、杯盖)收回至茶水车中。上午会议的茶具统一中午清洗并消毒。下午会议结束后的茶具下班后清洗并消毒。

4)茶具清洗步骤:

1)茶具清洗工具:胶皮手套、百洁布、洗涤灵、消毒液;茶水桶、茶具盒;

2)茶具包括:茶杯、杯盖、杯托

3)步骤:

1.每次会后将会议室用完的茶具(含茶杯、杯托和杯盖)回收到茶水车上的茶具盒内,将茶具中剩余的茶水倒至茶水车下方摆放的茶水桶内。

2.将茶水车推至储备间。待中午统一推至清洗池内清洗;若会议室使用率不高,则可提前清洗;

3.用清水打湿干净的百洁布,滴入两滴洗涤灵,将百洁布对折抹匀洗涤灵,将白洁布放置右手大拇指与食指中,逐个清洗茶具。特别注意在杯口、杯盖、杯把、杯托缝隙处、杯底的清洗。百洁布上的洗涤灵要及时补充;若有茶垢严重,用洗涤灵加消毒液清洗。

4.逐个将清洗过的茶具用流动自来水冲洗,每个茶具至少冲洗2遍;

5.将清洗完的茶具摆放在干净的茶具盒内,盖上盖子,用茶水车或推车将茶具盒拉回储备间。逐个将杯具倒放入消毒柜杯架上。打开消毒按钮进行消毒,消毒时间不得低于30分钟。

4)清洗原则:

1.会议用的茶具要求一用一清洗一消毒;玻璃壶每天会后清洗;

2.消毒完毕,不能立即打开消毒柜,避免臭氧中毒;

3.沥水毛巾在每次使用前都必须进行清洗并高温消毒。

4.使用消毒水时,要小心,避免溅到皮肤或眼睛,如溅到立刻用清水冲洗;

(三)会后服务总结

每次会议服务结束后,办公室工作人员要对会议全程资料进行搜集和整理。

同时,针对每次会议出现的问题及情况撰写书面材料,以例会的形式进行内部讨论,总结每次会议服务过程中的优点及不足,不断进行修正和改进。