一、需求确认及预定

进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。

对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。

1.客服中心接会议预定通知后要详细记录会议预定人、会议时间、是否需要预定会议室、会议室名称、会议室所在位置、参会人员、会服人数、所需茶水、桌签等相关服务需求。

2.如通知人未预定会议室，告知预定会议室需要联系会议负责人预定，通知人许可后电话通知与会人员会议情况、会议服务事项；如通知人已预订会议室，客服直接电话通知与会人员会议情况、会议服务事项。

3.客服中心电话通知客服主管，参会人会议时间、会议室地点、会议内容、会议服务员需求、茶水服务需求、桌签服务需求、其它设备设施或者特殊需求等，客服主管接通知后及时做出相应会议服务安排。

4.客服中心电话通知参会人会议时间、会议室名称、会议地点、会议主持人、会议内容等情况，同时对通知时间、被通知人、是否能到会等情况做书面记录。

5.通知完毕后，客服中心及时将会议通知结果电话反馈给会议通知人，并告知客服主管会议通知落实情况。

6.会议取消需提前2小时通知客服，客服电话通知的通知与会人员、客服主管取消会议的事项。

二、服务策划：

根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面：

1.职责分工；

2.时间安排；

3.场地安排；

4.会务用品及硬件设施配备；

5.突发事件应对措施；

6.会议秩序及安全等。

三、会前准备

将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：

1.布置导引；

2.布置签到；

3.布置横幅与大背景；

4.检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；

5.布置台布；

6.制作并摆放座席牌；

7.摆放不同类型麦克风；

8.摆放花卉；

9.制作与佩戴胸花；

10.提供纸笔；

11.提供毛巾、纸巾；

12.调试灯光；

13.调试音响；

14.调试投影；

15.调试空调；

16.准备茶具（水）；

17.准备果盘；

18.检查安全、消防设施及疏散通道；

19.了解会议程序及个性化服务需求；

20.备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。

四、会场布置

（一）主席台座次排序：

1、原则：

1）前排高于后排：

2）中央高于两侧：

3）左侧地位高于右侧（以中央位置就坐的人为参照，左右侧指他的左手边和右手边位置）：

2、重点说明：

1）以摆放公司领导座签为例：以下数字代表职务的排序，数字越小职务越高。同排座次摆放顺序要根据实际就座人数而定，人数用奇数与偶数区别开来。

2）以摆放公司领导座签为例：以下数字代表职务的排序，数字越小职务越高。同排座次摆放顺序要根据实际就座人数而定，人数用奇数与偶数区别开来。

当主席台领导人数为奇数时：先确定主席台最中央的位置，职位最高者座签摆在正中间的位置，然后以他为参照，按照他的左侧高于右侧的标准，左右排序。

当主席台领导人数为奇数时：先确定主席台最中央的位置，职位最高者座签摆在正中间的位置，然后以他为参照，按照他的左侧高于右侧的标准，左右排序。

当主席台领导人数为偶数时，先确定主席台最中央的两个人的位置，将1和2的座签摆在正中间的位置，有两种摆放方法：

以右为尊：1、2之间的排序为1在2的右边，然后把1和2这两个位置整体看成一个中心点，以这个中心点为参照物，按照它的右侧高于左侧的标准，右左右左排序。

以左为尊：1、2之间的排序为1在2的左边。然后把1和2这两个位置整体看成一个中心点，以这个中心点为参照物，按照它的左侧高于右侧的标准，左右排序。

注明：建议使用以右为尊的方式。

3）报告会和联席会：一般采取报告人或主办方负责人或联席各单位负责人相间排列的方法。

4）课桌式会议中场内人员座次安排。

有三种方法:

横排法：按参会人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右依次横向排列。

竖排法：按各单位和成员的既定次序或姓氏笔画，从前至后依次纵向排列。注意正式代表排在前面，职务高者排在前面。

左右排列法：按参会人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以主席台中心为基点，向左右两边交错排列。

（二）洽谈会议的排序（主方与客方的排序）

1、原则：

1）国际通行的礼仪是以右为尊，客人应在主方的右侧一列，面对正门一方为上。

2）分两排对坐，客方应在会议室进门处的右方一列入座。

3）同排左侧地位高于右侧（以中央位置就坐的人为参照，左右侧指他的左手边和右手边位置）：

注明：当要求双方桌签一一对应时，如果客方是上级，应先摆放客方的桌签，然后主方根据其顺序摆放。反之亦然。如果客方为外宾，则外宾摆放排序原则为以右为尊。

2、会务现场服务所需的用品用具摆放规范

（1）座位牌

宜选择三角形座位牌，一般长15～20厘米，宽7.5～10厘米，双面展示。

座位牌字体格式统一、大小合理。

根据座次要求安排摆放座位牌。

（2）麦克风

1）摆放要求

对于有线麦克风，麦头高度距桌面20厘米；鼠标有线麦距离桌边20厘米摆放。

对于无线麦克风（使用麦克风架）：高度距离桌面20厘米，麦架距离演讲人20厘米。具体摆放要求可参见下图。

多人使用麦克风时，主持人、主讲人或最高领导位置应固定摆放一个麦克风。

2）电池管理

对于无线麦克风，每次充电时间为10～12小时之间（具体可根据电池充电计算公式：电池容量除以充电电流计算），电池一般使用期限为一年。

电池应存放在干燥凉爽的地方。

3）其他

音响关闭后，方可卸除有线麦克风。

无线麦克风使用完毕及时卸除内部电池。

（3）记录纸、笔

记录纸宜选用80g的A4纸3张；如桌子铺有桌布，则需要加厚到5张或加写字板。

记录笔宜选用HB铅笔、黑色签字笔。

会议资料与记录纸摆放在一起。宜配备两支记录笔，记录笔摆放在记录纸的右侧或者记录纸上，与记录纸成30度角，笔尖朝前。

（4）饮用水

宜选择350毫升或550毫升瓶装饮用水（以下简称“饮用水”）。

饮用水摆放时，标识应统一面向客人、成直线、靠近茶杯的左侧摆放（无茶杯的，距离客人右侧12~15厘米处摆放）。

贵宾厅摆放饮用水时宜配放玻璃杯。