常州易保保安-收发服务方案
2022.10.17一、目的:规范公司信件、快递、包裹、报刊收发操作,提高办事效率,使公司内部更加方便快捷的接收信件、包裹,确保信件安全。
二、适用范围:所有来往信件、快递、包裹、报刊.
三、职责:负责信件、快递、包裹的签收和发放,物业公司值班保安负责信件、快递、包裹、报刊的签收,周一交由前台负责统一登记发放。
四、接收与发放程序
1、所有公司来往信件、快递、包裹、报刊,均由前台和值班保安负责签收,须付费的由接收人本人负责签字确认后方能签收。
2、邮递员送来的信件、快递、包裹、报刊要检查有无开封或破损,如有开封或破损,让邮递员签字及收件人确认证明。
3、前台和保安值班人员,收到信件、快递、包裹、报刊后,先分类登记(信件、快递、包裹、报刊登记表),然后由前台通知各部门人员领取.
4、非信件、快递、包裹、报刊、接收人来领取信函/物件时,前台应仔细核对、通过电话等方式确认授权委托是否真实,并做好记录。
5、需要以公司名义寄出公函、快递时,请填写《寄发快递审批单》(见附件),每天下午五点钟以前将须投寄的公函、快递、包裹等交予前台,并填好信息,由前台做好审核后,联系快递公司统一发送,并保存好寄送凭证,于月底交予行政部以便核对费用并结算.
6、需要寄发私人信件、快递、包裹、报刊时,请自行联系快递公司,自行寄出,不允许以公司名义寄发。
7、前台和保安室收到信件、快递、包裹、报刊后应及时分发,不得积压,造成信件延误或遗失按有关规定追究当事人责任。
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